von Annette Eckes, veröffentlicht in Gesprächsführung
Die inhaltliche Vorbereitung: Vor der Besprechung ein Muss
Vor Beginn der Teambesprechung, am besten einige Tage vorher, sollte allen Teilnehmern klar sein, was die konkreten Themen der Besprechung sind. Nichts ist zeitraubender als die Diskussion eines Themas, wenn Zahlen, Fakten und Informationen fehlen, die man sich leicht im Vorfeld hätte besorgen können.
Sorgen Sie als Führungskraft für eine gute inhaltliche Vorbereitung – für die eigene, aber auch für die Ihrer Mitarbeiter. Teilen Sie Ihren Mitarbeitern die Erwartung mit, dass die Vorbereitung von Besprechungen für Sie unverzichtbar ist, weil das die beste Grundlage für schnelle und kompetente Entscheidungen ist.
Zur Definition der Besprechungsthemen gehört dringlich die Unterscheidung, ob es bei einem Tagesordnungspunkt um reine Information geht oder ob gemeinsam Lösungen erarbeitet oder gar Entscheidungen vorbereitet bzw. getroffen werden sollen. Diese Unterscheidung ist ein wesentliches Steuerungsinstrument für den zeitlichen Ablauf einer Besprechung. Denn reine Informationsweitergabe ist weniger zeitaufwändig als ein kreatives Brainstorming oder die Diskussion über unterschiedliche Lösungsideen.
So kann das Team im Vorfeld abschätzen, ob in der zur Verfügung stehenden Zeit alle Themen der Tagesordnung bearbeitet werden können, oder ob zwangsläufig ein "Themenüberhang" mit permanentem Verschieben eigentlich wichtiger Diskussionspunkte zustande kommt.
Machen Sie als Führungskraft (sich selber und Ihren Mitarbeitern) klar, ob Sie nur informieren, in der Diskussion miteinander Lösungsansätze finden oder gar Entscheidungen treffen wollen.
So bereiten Sie Ihre Besprechung gut vor
Laden Sie die Teilnehmer für außerordentliche Besprechungen schriftlich oder mündlich ein. Rechtzeitige Einladungen ermöglichen, dass alle zeitlich entsprechend disponieren können.
Wenn Sie regelmäßige Besprechungen haben, ist es sinnvoll, feste Tage dafür einzuplanen. So erhalten Besprechungen einen besonderen Platz im Arbeitsablauf. Achten Sie in jedem Fall darauf, dass Besprechungen zu einem geeigneten Zeitpunkt stattfinden, also z. B. nicht gerade dann, wenn erfahrungsgemäß die größte Hektik in Ihrem Team zu erwarten ist.
Besprechungen sollten einen definierten Anfang und ein definiertes Ende haben, auf die sich die Teilnehmenden schon vorab einrichten können. Open-End-Veranstaltungen ermüden und bleiben meist ineffektiv.
Sorgen Sie dafür, dass eine Themenliste oder Tagesordnung erstellt wird. Dabei brauchen Sie als Führungskraft nicht allein dafür verantwortlich zu sein, was auf der Tagesordnung Platz findet. Ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter, eigene Themen und Fragestellungen einzubringen. Die Themenliste sollte möglichst konkret sein und Besprechungsziele definieren.
Teilen Sie Ihren Mitarbeitern mit, welche Unterlagen, Informationen etc. vorab einzusehen oder mitzubringen sind, damit die Besprechung erfolgreich verlaufen kann.
Überlegen Sie sich, wer an einer Besprechung teilnehmen muss und wer nicht. Bei Teambesprechungen ist das ziemlich klar, eben alle Mitglieder des Teams.
Bei außerordentlichen Besprechungen und Meetings werden die teilnehmenden Personen oft nach dem Prinzip "Der muss dabei sein, sonst fühlt er sich auf den Schlips getreten" eingeladen. Folge sind meist aufgeblähte Veranstaltungen mit einer zu großen Zahl an Teilnehmern, von denen die meisten nichts substanziell zum Thema beitragen können.
Wählen Sie Besprechungsteilnehmer nach dem Prinzip aus: Wer ist der Experte für das Thema, wer ist davon inhaltlich direkt betroffen, wer muss gehört werden, damit nicht wichtige Aspekte verloren gehen, wer muss die Entscheidungen mittragen oder unterstützen. So stellen Sie kleine, arbeitsfähige Besprechungsrunden zusammen, die zielorientiert an den zu diskutierenden Themen arbeiten können.
Schaffen Sie förderliche Rahmenbedingungen: ausreichend große, gut temperierte Räume mit Licht und Luft sowie mit Sitzmobiliar, auf dem es die Teilnehmer auch schon einmal zwei Stunden ohne Rückenschmerzen aushalten. Sorgen Sie für die notwendigen Materialien (Flipchart, Schreiber, Papier, Technik etc.). Und dann kann es losgehen.
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Mein Name ist Dr. Annette Eckes. Ich bin Ihre Expertin für Führungskompetenz, Mitarbeiterführung und Teamentwicklung.
