So könnte Ihre Besprechung ablaufen
1. Begrüßung und Organisatorisches
- Tagesordnung und anstehende Themen bekannt geben
- zusammen mit dem Team Prioritäten in der Tagesordnung setzen
- Ziele der Besprechung und Zeitplan klären
- Aufgaben verteilen (Protokollant etc.)
2. Themen bearbeiten: Erstes Thema
- das Thema mit seiner Fragestellung präsentieren
- die unterschiedlichen Ansichten hören
- Lösungsalternativen suchen und gegenüberstellen
- Ergebnisse definieren und festhalten
- Maßnahmen planen (Wer macht was bis wann?)
Analog mit den weiteren Themen verfahren – aber immer schön nacheinander, nicht alles auf einmal!
3. Abschließen, Dank und Verabschiedung
- Resultate zusammenfassen
- Offene Fragen klären
- Rückschau halten
- Ausblick (alle offenen Punkte festhalten, die später zu behandeln sind)
Besprechungen brauchen konkrete Ergebnisse
"Schön, dass wir darüber geredet haben!" Das darf nicht das alleinige Ergebnis einer Besprechung sein. Denn: Eine Besprechung ohne verbindliches Ergebnis war definitiv verlorene Zeit.
Der Besprechungsleiter muss dafür Sorge tragen, dass jeder Tagesordnungspunkt mit einem Ergebnis oder einer Vereinbarung abgeschlossen wird. Diese Vereinbarungen werden schriftlich fixiert, sei es in einem Ergebnisprotokoll oder in einer Maßnahmenliste.
Eine solche Maßnahmenliste beinhaltet im Minimalfall die vereinbarte Aktivität (was), die dafür verantwortliche Person (wer) sowie den Zeitpunkt, zu dem die Aktivität abgeschlossen sein muss (wann). So werden Beschlüsse zu einer verbindlichen Verpflichtung.
Maßnahmenpläne oder to do-Listen als sichtbares Besprechungsergebnis
Als "Hausaufgaben" und Nachbereitung zwischen den Sitzungen unterstützt die Maßnahmenliste das Erreichen der Besprechungsziele wesentlich. Ein routinemäßiges Nachprüfen der Erledigung der einzelnen Aktivitäten zu Beginn der nächsten Sitzung zeigt, was als "erledigt" abgehakt werden kann und wo noch Handlungs- oder Klärungsbedarf ist.
Nur wenn aus einer langatmigen Besprechung ein effektives Meeting geworden ist, bietet die Besprechung die Plattform, zeitnah und konkret alle für den reibungslosen Ablauf im Team oder der Abteilung wichtigen Punkte mit den Mitarbeitern zu besprechen und gemeinsame Problemlösungen zu entwickeln, die von allen Teammitgliedern getragen werden.
Sie als Führungskraft haben nicht unbedingt die Aufgabe, Besprechungen immer selbst zu moderieren. Sie müssen jedoch Ihren Mitarbeitern den Rücken stärken, damit sie Besprechungen effizient leiten können.