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Sowohl Herren als auch Damen stehen bei der Begrüßung auf. Dass Damen bei der Begrüßung sitzen bleiben ist ein "alter Hut".
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Geben Sie deutschen Gästen immer die Hand. Für andere Länder gelten andere Sitten und damit auch ein anderer "Büro-Knigge".
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Nennen Sie Ihren Vor- und Zunamen. Das ist freundlicher und baut Distanz ab.
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Gehen Sie auf dem Weg ins Büro getrost voran. Ihr Gast weiß nicht, "wo’s langgeht".
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Büro-Knigge Teil 2: Die Anrede
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Auch wenn’s schwer fällt: Hat der Angesprochene einen Doppelnamen, sprechen Sie diesen immer in voller Länge aus. Ausnahme: Der Namensträger bietet Ihnen eine kürzere Variante an.
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Bei Besuchern mit akademischen Graden ist der höchste akademische Grad der wichtigste: Herr Professor Dr. Martin Meier wird mit "Herr Professor Meier" angesprochen. Sie können das "Herr" nicht einfach weglassen.
Büro-Knigge Teil 3: Bekannt machen
Verbannen Sie zuallererst das Wort "vorstellen". Denn Sie stellen sich bei den Gästen nicht vor, sondern Sie machen sich miteinander bekannt. "Vorstellen" ist immer eine einseitig Sache. Wenn Sie sich mit den Besuchern bekannt machen, ergreifen Sie die Initiative:
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Reichen Sie dem Gast die Hand.
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Achten Sie auf einen festen Händedruck.
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Schauen Sie ihm in die Augen.
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Sagen Sie: "Guten Tag Herr …, ich bin (Vorname, Nachname) die Assistentin von Frau …".
Ein Tipp für Ihren Chef oder Ihre Chefin: Falls er/sie einen Doktortitel hat und den auch bei der Begrüßung nennt, wirkt das eher eitel. Sie/er sollte lieber darauf verzichten, ihn zu nennen.
Büro-Knigge Teil 4: Das Handy
Ihr privates Handy sollte im Büro auf gar keinen Fall klingeln. Und ein Vibrationsalarm ist unangebracht. Stellen Sie es aus oder höchstens auf lautlos.Handys sind in Meetings ausgeschaltet. Da gibt es gar keine Diskussion. Wenn ein wirklich dringender Anruf erwartet wird, muss dies vor der Besprechung angekündigt werden. Wenn es klingelt, geht man sofort raus.
Büro-Knigge Teil 5: Die Kleidung
Für den Job gilt: Weniger ist mehr. Behängen Sie sich nicht, und vermeiden Sie zu kurze Röcke, ärmellose Pullis und Blusen sowie tiefe Dekolltés.
Büro-Knigge Teil 6: Namen merken
Kaum hat Ihr Gegenüber seinen Namen genannt, haben Sie ihn schon wieder vergessen, oder Sie haben ihn gar nicht richtig verstanden.Fragen Sie sofort nach! Entschuldigen Sie sich nicht, wenn Sie den Namen nicht verstanden haben. Schließlich hat der andere wahrscheinlich genuschelt oder zu schnell gesprochen oder nur seinen Nachnamen genannt. Sagen Sie besser "Sagen Sie mir Ihren Namen bitte noch mal?" Das ist neutral und freundlich.
Büro-Knigge Teil 7: Visitenkarten
Stecken Sie eine Visitenkarte niemals ungelesen ein. Widmen Sie der Karte immer kurz Ihre Aufmerksamkeit, bevor Sie sie "verstauen". Liegenlassen ist der Gipfel der Unhöflichkeit.
Büro-Knigge Teil 8: Die Toilette
Warten Sie nicht vor der Toilette auf Besucher. Ihr Gast muss noch zur Toilette? Zeigen Sie sie ihm gegebenenfalls. Aber bleiben Sie nicht genau vor der Tür stehen, um ihn wieder abzufangen. Das ist unangenehm. Halten Sie sich lieber ein paar Meter entfernt auf.