von experto.de Redaktion, veröffentlicht in Kommunikation
Formular: In zehn Schritten selbst maßschneidern
Ein Formular kann Zeit sparen und zur Übersichtlichkeit beitragen. Ein maßgeschneidertes Formular für Sie und Ihre Mitarbeiter macht das Leben leichter und vermeidet Fehler. So entwerfen Sie Ihr perfektes eigenes Formular in zehn Schritten.
Formular selbst entwerfen: Mitarbeiter einbeziehen Mit ein wenig Übung ist es nicht schwierig, übersichtliche und praxistaugliche Formulare selbst zu entwerfen. Mit dieser 10-Schritte-Anleitung kommen Sie auf jeden Fall zum Ziel:
Notieren Sie in Stichworten, welche Vorgänge Sie mit dem Formular verwalten möchten. Beziehen Sie Mitarbeiter ein, die an den Vorgängen beteiligt sind (auch bei Schritt 2 und 3).
Strukturieren Sie die Notizen nach Themengebieten oder logischer Reihenfolge.
Prüfen Sie die Stichworte auf Vollständigkeit und Notwendigkeit.
Entwerfen Sie auf einem Blatt Papier die Struktur Ihres Formulars. Welche und wieviele Ordnungsmerkmale (Spalten, Reihen, Linien, Kästchen) brauchen Sie, um die Inhalte übersichtlich dazustellen? Sollten Sie ein ähnliches Formular besitzen, können Sie die Struktur als Modell nehmen.
Grenzen Sie einzelne Bereiche mit Kästchen oder Linien optisch voneinander ab.
Fügen Sie die Textangaben in die Skizze ein. Achten Sie bei den Formulierungen darauf, dass sie eindeutig und selbsterklärend sind. Missverständnisse beim Ausfüllen sollten von vornherein vermieden werden. (Wahrscheinlich werden Sie bei diesem Schritt mehrere Anläufe brauchen.)
Geben Sie den Entwurf den Mitarbeitern, die später mit dem Formular arbeiten sollen, zur Überprüfung und Ergänzung.
Gestalten Sie das Formular am Computer. Achten Sie dabei darauf, dass Sie nur eine Schriftart und am besten auch nur eine Schriftgröße verwenden. Bei Hervorhebungen (Fett, Kursiv, Unterstrichen) gilt: Weniger ist mehr.
Drucken Sie das Formular probeweise aus, bevor Sie es in größeren Mengen anfertigen. Machen Sie mit ein paar Exemplaren Praxisdurchläufe, damit Sie für die endgültige Version noch problemlos eventuell erforderliche Änderungen machen können. Ist das Formular für Kunden bestimmt, geben Sie es einer Person zum Testen, der der Vorgang fremd ist, etwa aus Ihrem privaten Umfeld.
Sind die Überprüfungen und Probeläufe abgeschlossen, drucken und / oder kopieren Sie Ihr Formular in der benötigten Menge.
