Rechtschreibung in einer E-Mail zu vernachlässigen ist unhöflich
Bei einer E-Mail achten Sie wahrscheinlich weniger auf die Rechtschreibung und auch die Form wird eher vernachlässigt. Doch Vorsicht: Denn auch in E-Mails gilt Nachlässigkeit als unhöflich. Deshalb heißt die wohl wichtigste Regel: Schreiben Sie Ihre E-Mails so, als würden Sie einen Brief schreiben.
Verzichten Sie auf unverständliche Abkürzungen, beachten Sie die Groß- und Kleinschreibung und vor allem auch die Rechtschreibung. Verwenden Sie auf gar keinen Fall übermäßig Smileys, denn auch in einem Brief würden Sie Ihre Freude vermutlich eher nicht durch einen Doppelpunkt und eine Klammer ausdrücken, oder?
E-Mail-Knigge
Achten Sie darauf, dass die von Ihnen versendete E-Mail immer eine sinnvolle und aussagekräftige Betreffzeile enthält. Damit sieht der Empfänger, worum es geht und Ihre E-Mail wird nicht von den eifrigen Spam-Programmen aussortiert. Auch ungefragtes Duzen gehört sich, wie im realen Leben auch, nicht.
Besonders seit der offiziellen Verwendung von E-Mails im geschäftlichen Verkehr unterscheiden sich die Konventionen kaum noch von denen des Briefverkehrs. Rechtschreibung, Interpunktion und auch der angemessene Tonfall spielen eine entscheidende Rolle. Auch eine sinnvoll strukturierte Gliederung sollte bei einer längeren E-Mail nicht fehlen.
Kennt man seinen Geschäftspartner, dann darf der Stil etwas lockerer werden; doch bei einem ersten Kontakt ist ein „Hi“ als Begrüßung absolut unangemessen. Auch sollten Sie sich die Unart, alle Wörter klein zu schreiben, gar nicht erst angewöhnen: Das wirkt schnell nachlässig.
Der Anhang
Neben dem, was in einer E-Mail steht, ist auch das nicht zu vergessen, was an diese angehangen wird. Verstopfen Sie nicht ungefragt das Postfach Ihres Geschäftspartners und senden Sie ihm große Dateien nur nach vorheriger Vereinbarung. So vermeiden Sie auch Probleme durch mögliche Virenschutzprogramme der Firewalls.
Bei einer Online-Bewerbung sollten Sie darauf achten, dass Ihre gesamten Anhänge, wie beispielsweise eingescannte Zeugnisse und Arbeitsproben, nicht zu große Datenmengen enthalten. Denn ein lahmgelegtes System oder ein überfordertes E-Mail-Fach hinterlassen definitiv keinen guten ersten Eindruck.
Vorschnelles Versenden
Noch ein guter Tipp zum Schluss: Sollten Sie aus Versehen einmal eine halbfertige E-Mail absenden, dann senden Sie entweder die komplette Mail so schnell wie möglich hinterher oder rufen Sie kurz an, um mögliche Missverständnisse direkt auszuräumen. Um diese Unaufmerksamkeit generell zu vermeiden, gewöhnen Sie sich am besten an, die Empfängeradresse erst nach dem vollständigen Aufsetzen der E-Mail einzufügen.
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