Unter Bewerbermanagement wird im weitesten Sinne die Bearbeitung von eingehenden Bewerbungen verstanden: also Sichtung und Evaluierung, der Versand von Eingangsbestätigungen, Absagen sowie Einladungen zum Vorstellungsgespräch und natürlich die Organisation von Vorstellungsterminen nach Vorgaben derjenigen, die die Gespräche mit den Kandidaten führen sollen.
In den Personalabteilungen großer Unternehmen gehört das professionelle Bewerbermanagement zu zahlreichen weiteren Aufgaben, die von den Mitarbeitern der Human Resources (HR) erledigt werden müssen, wie z. B. Pflege der Personalakten, Bearbeitung von Ein- und Austritten, Entgeltabrechnungen, die Schaltung von Stellenanzeigen in Print- und Online-Medien etc.
Viele kleinere Unternehmen verfügen über keine Personalabteilung, sodass die vorgenannten Aufgaben meist von Büromitarbeitern erledigt werden, die an und für sich auch noch für andere Aufgabenbereiche wie etwa Sekretariat, Rechnungsstellung etc. zuständig sind.
Woran Sie ein gutes Bewerbermanagement erkennen können
- Spätestens zwei Wochen nach Versand Ihrer Bewerbung erhalten Sie eine Eingangsbestätigung mit kurzen Angaben zum weiteren Prozedere, das durch Sätze wie "Wir werden in ca. x Wochen wieder unaufgefordert auf Sie zukommen." dargestellt wird.
- Bei Versand der Eingangsbestätigung wird konkret auf Ihre Bewerbung Bezug genommen, d. h. wenn ein Unternehmen beispielsweise eine Sekretärin und mehrere gewerblich-technische Fachkräfte sucht, bezieht sich die Eingangsbestätigung auf die Position, auf die Sie sich beworben haben.
- Die Einladung zu einem persönlichen Gespräch bzw. eine Absage erfolgt ebenso zeitnah wie die Eingangsbestätigung.
Kennzeichen eines schlechten Bewerbermanagements in einem Unternehmen
- Sie erhalten weder eine Eingangsbestätigung noch irgendeine Antwort von der Firma, bei der Sie sich beworben haben.
- Der Versand standardisierter Eingangsbestätigungen mit Texten wie "Sehr geehrte/r Bewerber/in, vielen Dank für Ihre Bewerbung, die wir genau prüfen werden. Wir kommen dann wieder auf Sie zu. Mit freundlichen Grüßen…"
- Wenn bereits in einer Stellenanzeige darauf hingewiesen wird, dass Bewerbungen nur bei Interesse beantwortet werden bzw. Unterlagen nicht zurückgeschickt werden. Dies zeigt die mangelnde Wertschätzung des suchenden Unternehmens gegenüber seinen potentiellen Arbeitnehmern.
- Rücksendung Ihrer Unterlagen erst nach mehrfacher telefonischer Nachfrage. Ganz peinlich wird es für das Unternehmen, wenn Ihnen dann auch noch die Unterlagen eines anderen Kandidaten zurückgesandt werden.
- Wenn Sie am Telefon immer wieder mit Aussagen vertröstet werden wie z. B. "Frau XY ist nicht im Hause, die ist aber die Einzige, die da was zu sagen könnte…" Dann haben Sie es offenbar mit einer Firma zu tun, in der der Eine die Verantwortung gerne auf den Anderen schiebt.
Wenn Mitarbeiter für das Bewerbermanagement gesucht werden
Stellenanzeigen von Unternehmen, die explizit Mitarbeiter für das Bewerbermanagement suchen, sind eher selten, meist werden Mitarbeiter für die Personalabteilung bzw. den Bereich HR mit unterschiedlichen Schwerpunkten (z. B. Recruitment, Lohnabrechnung) gesucht. Die wenigen Anzeigen, die sich an potentielle Mitarbeiter für das Bewerbermanagement richten, sind vielfach leider unseriös, denn manche suchen leider lediglich einen professionellen Absagenschreiber.
Wenn in einer Annonce lediglich ein professioneller Absagenschreiber gesucht wird, hat dies nichts mit gutem Bewerbermanagement zu tun, denn gutes Bewerbermanagement besteht noch, wie bereits oben ausgeführt, aus vielen anderen Aufgabenbereichen. Wer einen professionellen Absagenschreiber sucht, zeigt damit deutlich, dass er von seinen potentiellen Mitarbeitern nicht allzu viel hält und lediglich einen Arbeitnehmer sucht, der per Serienbrief auch gute Kandidaten abwimmelt, um der Zahl an eingehenden Bewerbungen Herr zu werden.