Welchen Zweck erfüllte ein Protokoll?
Bei einer Besprechung könnte sich doch jeder einfach Notizen machen, dann wäre die Angelegenheit mit dem Protokoll erledigt. Doch leider ist das nicht so einfach. Protokollieren heißt, Vorgänge festzuhalten, damit man sie später rekonstruieren kann. Sie helfen als Unterlage bei der Planung und vermeiden Fehler. Sie dienen auch gleichzeitig der Kontrolle diverser Abläufe in einem Unternehmen.
Während man sich bei einer Besprechung lediglich Notizen für seinen Bereich macht, beinhaltet ein Protokoll auch abteilungsübergreifende Themen, die für den Gesamtablauf im Unternehmen wichtig sind.
Welche Protokollarten gibt es denn überhaupt?
Besprechungen können auf mehrere Arten niedergeschrieben werden. Hier einige Beispiele der wichtigsten Protokolle zur Orientierung:
1. Wortprotokoll
Ein Wortprotokoll hält jedes gesagte Wort fest und wird zum Beispiel von Gerichten und in der Politik verwendet. Heutzutage werden solche Protokolle von Computerstenografen festgehalten, die eine entsprechende Software und Tastatur verwenden, um Gesprochenes in Echtzeit festhalten zu können. Gefühlsäußerungen oder rethorische Feinheiten werden dabei nicht aufgezeichnet.
2. Verlaufsprotokoll
Gibt den tatsächlichen Verlauf einer Sitzung oder Besprechung wieder. Das beinhaltet den Hergang sowie das Ergebnis und kann in gekürzter als auch in ausführlicher Form erfolgen.
Es werden lediglich Beschlüsse festgehalten, denen eine sehr kurze Herleitung vorausgeht. Dieses Protokoll wird auch Beschlussprotokoll genannt.
Sonstige
Darüber hinaus gibt es noch sehr spezifische Protokollarten wie zum Beispiel das Voraus-Protokoll, das Jetzt-Protokoll oder das Gedächtnisprotokoll.
Was wird von einem Gesprächsprotokoll erwartet?
Egal um welche Protokollart es sich handelt, es gibt Anforderungen, die für alle Protokollarten gültig sind:
- Der Inhalt muss richtig sein.
- Es muss vollständig sein.
- Es muss sachlich gehalten sein.
- Es muss echt sein.
- Es muss gültig sein.
Falsch wieder gegebene Inhalte können zu erheblichen Problemen und Missständen in einem Unternehmen führen sowie zu falschen Maßnahmen oder Aktivitäten veranlassen, die wiederum einen wirtschaftlichen Schaden verursachen würden. Das gleiche gilt für unvollständige Inhalte.
Ein Protokoll ist auch immer ein Stück Beweismaterial, das heißt, im Streitfall kann es zur Klärung eines Sachverhaltes vor Gericht verwendet werden. Aus diesem Grund muss es echt sein. Dies kann nur der Schreiber des Protokolls bestätigen, der dies üblicherweise mit seiner Unterschrift bestätigt, wodurch das Protokoll seine Gültigkeit erhält.
Emotionale Äußerungen sowie persönliche Schlussfolgerungen oder Interpretationen gehören nicht in ein Protokoll. Sowie Wortlaut als auch Inhalt müssen sachlich gehalten sein.