Word: Wie Textmarken automatisch an allen gewünschten Stellen im Dokument erscheinen

Textmarken sind ein praktisches Hilfsmittel, um wichtige Textstellen in einem Word-Dokument schnell und gezielt auszuwählen. Mit wenigen Mausklicks springen Sie beispielsweise eine Textmarke „Angebotsende“ an. Leider kann Word eine Textmarke immer nur einmal verwenden. Jedoch können Sie Word mit einem einfachen Trick überlisten und erreichen, dass Sie künftig eine Textmarke nur ein einziges Mal in Ihrem Kundenanschreiben eingeben, Word aber dennoch deren Inhalt automatisch auch an anderen Textstellen ausgibt.

Die Feldfunktion „Ref“ erlaubt die zusätzliche Ausgabe von Informationen, die Sie bereits an einer anderen Stelle in einer Textmarke eingegeben haben. Und so geht’s:

1. Fügen Sie zunächst die Textmarke „Angebotsende“ dort ein, wo der Name zum ersten Mal erscheinen soll, zum Beispiel in der Betreffzeile.

2. Setzen Sie anschließend den Cursor an die Stelle im Word-Dokument, an der der Inhalt der Textmarke „Angebotsende“ erneut ausgegeben werden soll.

3. Wählen Sie EINFÜGEN-FELD und markieren Sie in KATEGORIEN den Eintrag VERKNÜPFUNGEN UND VERWEISE. Wählen Sie dann den Feldnamen „Ref“.

4. Setzen Sie den Cursor in das Textfeld unter den Listen und geben Sie als Parameter den Namen der Textmarke ein, deren Inhalt ausgegeben werden soll, also zum Beispiel „Angebotsende“. Und bestätigen Sie dies mit OK.

Tipp: Ab Word 2002 können Sie den Namen der Textmarke direkt in einer Liste TEXTMARKENNAME markieren.

Wenn Sie für die Textmarke bereits etwas eingegeben haben, erscheint dieser Text nun an der Stelle, an der Sie das Feld „Ref“ eingefügt haben. Füllen Sie die Textmarke erst später aus, wird der Inhalt bei der nächsten Aktualisierung der Feldfunktion ausgelesen.