Datensicherung: Auf welchem Medium
Sichern Sie jeden Abend die neuen und geänderten Dokumente. Einmal im Monat oder – falls Sie viele Daten ändern – einmal pro Woche sichern Sie Ihre kompletten Dokumente, Tabellen und anderen Daten.
Dies ist mit Hilfe eines CD-/DVD-Brenners in kürzester Zeit möglich. Verzichten Sie jedoch auf den Einsatz wiederbeschreibbarer CDs – so genannter CD-RW. Denn diese können im Gegensatz zur CD-R je nach Software, die Sie zum Beschreiben einsetzen, nicht von allen PCs gelesen werden.
Oder Sie nutzen eine externe Festplatte, die per USB-Anschluss mit dem PC verbunden ist. Externe Festplatten sind außerdem mittlerweile sehr preiswert.
Sofern nur wenige Daten zu sichern sind, lohnt sich auch der Einsatz von Memory-Sticks. Diese haben den Vorteil, dass sie sehr klein sind und sich – falls vertrauliche Daten zu sichern sind – auch gut „verstecken“ lassen.
Datensicherung leicht gemacht
Windows sowie fast alle Programme geben Ihnen vor, wo Ihre Daten eigentlich hingehören: in den Ordner Dokumente (Windows Vista) bzw. Eigene Dateien (Windows XP und 2000). Dieser ist in Word und Excel für Dokumente schon voreingestellt. In anderen Programmen müssen Sie das eventuell noch nachholen. Doch Achtung: Wenn Sie einfach jede Datei in den Ordner Dokumente bzw. Eigene Dateien speichern, verlieren Sie bald den Überblick. Legen Sie stattdessen weitere Unterordner an, um Ihre Daten zu katalogisieren. So können Sie einen Ordner Behörde anlegen, in dem Sie den gesamten Schriftverkehr mit Ämtern ablegen. Wird auch das zu unübersichtlich, legen Sie darin einfach weitere Ordner mit den Namen der jeweiligen Ämter an. So fällt Ihnen das Sichern leichter. Sie brauchen dann nur diesen Ordner auf CD/DVD, Festplatte oder USB-Stick kopieren, um all Ihre Daten zu sichern.