DIN 5008 Tipps: Was gilt für E-Mails und Faxe?

Gelten die Empfehlungen der DIN 5008 auch für E-Mails und Faxe? Denn Korrespondenz findet schon lange nicht mehr nur per Brief statt. Wahrscheinlich kommunizieren Sie zudem nicht mehr ausschließlich auf Deutsch, sondern zusätzlich auf Englisch. Wie sieht es bei diesen Spezialfällen mit der DIN 5008 aus?

Wie viele Briefe verschicken Sie pro Tag und vergleichsweise dazu: wie viele E-Mails? Wahrscheinlich sind es mehr E-Mails. Und wie sieht hier die korrekte Form laut DIN 5008 aus?

E-Mails sind formlos - deshalb kann man die Vorschriften der DIN 5008 nicht einfach vom Brief auf die E-Mail übertragen. Dennoch können Sie Empfehlungen der DIN 5008 übernehmen, wie beispielsweise die Gliederung von Telefonnummern oder die korrekte Anrede.

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Eine E-Mail ist zwar formlos, sie ist jedoch Teil Ihrer Korrespondenz und präsentiert Ihr Unternehmen nach außen. Die Anwendung der DIN 5008 macht deshalb durchaus Sinn, denn Ihre E-Mails sollten zeitgemäß und verständlich sein.

DIN 5008 Tipps für Ihre E-Mails

• Beachten Sie die neue deutsche Rechtschreibung. E-Mails, die komplett klein geschrieben sind, wirken unhöflich und stillos.
• Verzichten Sie auf Abkürzungen. "Herzl. Grüße" oder "MfG" haben auch in einer E-Mail nichts zu suchen.
• "Grüßen" Sie zu Beginn und zum Ende.
  Die DIN 5008 empfiehlt unter jeder E-Mail eine Signatur. 

DIN 5008 in der englischen Korrespondenz
Die Korrespondenz ins englischsprachige Ausland ist anders aufgebaut als die deutsche. Die DIN 5008 ist hier zweitrangig, an erster Stelle stehen die Empfehlungen zur englischen Handelskorrespondenz. Achten Sie jedoch darauf, dass die Adresse nach der DIN 5008 geschrieben ist.

DIN 5008 Tipps für Ihre Faxe
Die DIN 5008 gibt generell keine Empfehlung zur Gestaltung von Faxnachrichten. Doch auch ohne DIN 5008 sollten Sie eine bestimmte Form wahren:

• Behalten Sie die DIN 5008 Empfehlungen für die Schreibweise von Datum, Uhrzeit und Zahlen bei.
• Offizielle Faxe auf jeden Fall tippen, nicht offizielle sind auch handschriftlich möglich, falls Ihre Handschrift gut lesbar ist.
• Bleiben Sie bei der 12-Punkt-Schrift. Größere Schriften füllen mehr Papier und benötigen eine längere Übertragungszeit.
• Abkürzungen sind laut DIN 5008 unhöflich – auch bei Faxen.
• Beginnen Sie Ihr Fax mit einer persönlichen Anrede.
• Faxen Sie per Computer, ergänzen Sie direkt unterhalb Ihres Namens den Zusatz "Computerfax, deshalb nicht unterschrieben".
• Verwenden Sie keine aufwändige Logos oder Graustufen, weil das die Übertragungszeit verlängert.

Lesen Sie in der Artikelserie "DIN 5008 Tipps"

• DIN 5008 Tipps: Was gilt für Anrede, Betreffzeile und Dateivermerk?
• DIN 5008 Tipps: Was gilt für E-Mails und Faxe?
• DIN 5008 Tipps: Vertrauliche Informationen

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