von Iris Schuler, veröffentlicht in Werbebriefe
Wo steht das Datum, wenn die Gestaltung des Briefbogens die Empfehlung der DIN 5008 nicht erlaubt? Wo steht in der Korrespondenz ein Dateivermerk? Die DIN 5008 gibt in Schreib- und Gestaltungsregeln Tipps für die Textverarbeitung - doch es fehlen teilweise Vorschriften. Vielleicht kann diese Serie Antworten geben.
Anrede nach DIN 5008
Sie betreiben Korrespondenz mit einer Dame und einem Herrn. Wie schreiben Sie beide korrekt an? Im Privaten nennen Sie die Dame zuerst. Geschäftlich spielt das Geschlecht allerdings keine Rolle, hier zählt die Hierarchie. Im Sinne der DIN 5008 werden oben stehende Personen zuerst angeredet. Stehen Mann und Frau auf einer Stufe, wird die Dame zuerst angesprochen.
Wie schreiben Sie laut DIN 5008 nur Männer an? Können Sie dann statt "Sehr geehrte Damen und Herren" auch "Sehr geehrte Herren" schreiben? Schreiben Sie lieber "Sehr geehrte Damen und Herren". Es wäre peinlich, wenn es im Kollegenkreis doch eine Dame gibt. Sich in der Korrespondenz ausschließlich an Männer zu wenden, ist nicht mehr zeitgemäß.
Möchten Sie Titelträger anreden? Unabhängig von der DIN 5008 gilt: Lieber einen Titel zu viel als zu wenig, da die meisten Titelträger Wert auf Ihre Titel legen. Laut DIN 5008-Vorschriften kürzen Sie den Professor ab. Sie können diesen Titel jedoch ebenso ausschreiben.
Betreffzeile nach DIN 5008
Darf sich die Betreffzeile laut DIN 5008 über zwei Zeilen erstrecken? Warum nicht? Verwenden Sie für die Betreffzeile so viel Platz, wie Sie benötigen. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie auf den Punkt kommen. Vermeiden Sie ausschweifende Formulierungen.
Dateivermerk nach DIN 5008
In einigen Unternehmen ist es üblich, auf die Korrespondenz zu schreiben, wo das Dokument gespeichert ist. Dies kann durchaus sinnvoll sein, denn Dokumente können im Nu gefunden werden, auch durch die Urlaubs- oder Krankheitsvertretung. Wohin aber mit dem Dateivermerk? Gibt die DIN 5008 eine Empfehlung?
Denken Sie daran, dass der Dateivermerk für den Empfänger keine Rolle spielt, er sollte deshalb an einer möglichst unauffälligen Stelle erscheinen. Sinnvoll ist es, den Dateinamen an das Ende der jeweiligen Seite zu setzen, entweder an den linken oder rechten Rand. Verwenden Sie eine möglichst kleine Schrift (8 Punkt).
Vorsicht: Achten Sie darauf, dass Ihre Verzeichnisse neutral sind, sonst könnte es peinlich werden. Erkennt ein Kunde am Dateivermerk, dass seine Reklamation unter Beschwerden abgespeichert ist, hinterlässt dies keinen guten Eindruck.
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