Das richtige Format für Ihre Pressemitteilungen

Erfolgreiche Pressemitteilungen
Mit Pressemitteilungen geben Sie Informationen über Ihr Unternehmen weiter. Sie teilen Ihre Botschaft den Redaktionen mit und verleihen Ihrer Nachricht einen offiziellen Charakter. Sie möchten, dass der Journalist sich dafür interessiert. Das bedeutet konkret:

1. Der Journalist muss sofort erkennen, wer der Absender des Textes ist
Schreiben Sie Ihre Texte an die Redaktion ausschließlich auf einem Pressebogen, der ein fester Bestandteil Ihrer Geschäftsausstattung sein sollte. Ein Pressebogen ist bedruckt mit Ihrem Logo, Ihren Firmendaten – also Name des Unternehmens, Anschrift, Telefon, Fax, E-Mail, Internetanschrift, je nach Gesellschaftsform ergänzt um Rechtsform, Handelsregisternummer, Registergericht – und der namentlichen Nennung des PR-Verantwortlichen. Ein Pressebogen unterscheidet sich durch eine besondere Markierung von Ihrem üblichen Geschäftsbriefbogen, zum Beispiel eine farbige Randlinie oder eine Laufleiste am rechten Rand mit dem Wort „Presseinfo".

2. Pressemitteilungen beginnt mit dem Wort „Pressemitteilung"
Heben Sie dieses Wort hervor, indem Sie es halbfett schreiben oder unterstreichen und mit mindestens 14 Punkt Schriftgröße versehen.

3. Das  Erscheinungsdatum sowie die laufende Pressenummer stehen vor der Headline am rechten Rand
Aufgrund dieser Angaben weiß der Journalist, wie aktuell die Meldung ist. Die laufende PM-Nummer, zum Beispiel 25/2008, ermöglicht die Zitierfähigkeit und erleichtert Ihnen die Archivierung.

4. Die Headline entscheidet über den Erfolg Ihrer Pressemitteilungen
Formatieren Sie die Headline halbfett und 16 Punkt groß. Pointieren Sie Ihre Botschaft in einer Zeile und fügen Sie wenn nötig eine Subline mit weiteren Informationen zum Thema an, und zwar in 14 Punkt.

5. Bringen Sie in den nächsten fünf bis sechs Zeilen Ihr Thema auf den Punkt
Nach der Headline ist dieser Einstieg in Ihren Pressetext die wichtigste Phase, um Aufmerksamkeit zu erzielen. Denn hier entscheidet sich, ob der Journalist aus dem Text aussteigt oder ob er weiter liest.

6. Bieten Sie Themendetails in den nächsten zehn bis zwölf Zeilen
Diese Mitte des Pressetextes sollte die gebündelten Informationen des Textanfangs auffächern. Achtung, wenn der Journalist Ihre Pressemitteilung redigiert, wird er nach diesem Absatz kürzen.

7. Bringen Sie eine Zusammenfassung oder eine allgemeine Unternehmensdarstellung zum Schluss
Die letzten Zeilen Ihrer Pressemitteilung enthalten keine neuen Botschaften mehr.

8. Bieten Sie einen ausführlichen Pressekontakt an
Damit der Journalist nicht lange raten muss, wen er zwecks weiterer Information ansprechen kann, schreiben Sie unterstrichen „Pressekontakt" und fügen Sie Ihren Namen, Ihre Funktion, Ihre Telefondurchwahlnummer, Fax-Nummer, E-Mail-Anschrift und Ihre Handy-Nummer an und verweisen Sie auf weiteren Service wie Fotos oder Infografiken unter der Rubrik „Presse" Ihrer Homepage.

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