Erste Voraussetzung für den Erfolg Ihrer Veranstaltung beziehungsweise Ihres Kundenevent ist der richtige Termin. Setzen Sie den Termin nicht zu kurzfristig an und planen Sie zeitliche Puffer ein für Unvorhergesehenes, um Engpässe und Improvisationen zu vermeiden. Zeit ist ein Faktor, der nicht duplizierbar ist und nichts kann der Veranstaltung mehr schaden, als ein zu kurz angesetzter Vorlauf. Ist der Termin des Kundenevent kommuniziert, so läuft alles auf ihn zu.
Der optimale Termin für Ihren Kundenevent nach internen Faktoren Prüfen Sie zuerst, welche Termine für die Veranstaltung oder Ihren Kundenevent in Bezug auf das eigene Unternehmen am günstigsten erscheinen. Dabei sollten folgende Faktoren berücksichtigt werden:
Eigene weitere Veranstaltungen oder sonstige größere Projekte, die Mitarbeiterressourcen binden.
Abstimmung auf andere Eigenveranstaltungen, die die gleiche Zielgruppe ansprechen.
Aufstellung eines Jahres- besser 2-Jahresplans.
Urlaubszeiten, der an der Organisation des Kundenevent beteiligten Mitarbeiter.
Der notwendige Planungsbeginn, um eine stressfreie Organisation zu gewährleisten.
Bei großen internationalen Veranstaltungen sollten Sie sich mindestens ein Jahr Vorlauf einräumen.
Berücksichtigung eigener Materialressourcen und Lieferzeiten bei Produktpräsentationen.
Ausreichender Vorlauf für das Marketing des Kundenevent.
Der optimale Termin für Ihren Kundenevent nach externen Faktoren Haben Sie alle internen Kriterien für die Terminauswahl Ihres Kundenevent berücksichtigt, so sind noch die externen terminlichen Rahmenbedingungen zu prüfen. Dabei ist auch die Hauptsaison für Veranstaltungen oder Events zu berücksichtigen, sofern externe Räumlichkeiten zur Durchführung benötigt werden.
Verfügbarkeit der gewünschten Location für den Kundenevent.
Ferien- und Urlaubszeiten der Zielgruppen.
Konkurrierende Veranstaltungen im gleichen Zeitraum und in der gleichen Region.
Großveranstaltungen wie z. B. Weltmeisterschaften populärer Sportarten. Hier besteht die Gefahr, dass weniger Aufmerksamkeit Ihrer Zielgruppe auf die eigene Veranstaltung gerichtet wird.
Bedeutende lokale Veranstaltungen wie z. B. größere Messen und Veranstaltungen im gleichen Zeitraum und Ort, auch wenn diese nicht mit Ihrem Kundenevent konkurrieren, verursachen erhöhte Übernachtungskosten und Ressourcenknappheit.
Berücksichtigung von ausländischen Feiertagen und Ferienzeiten bei internationalen Veranstaltungen.
Saisonal abhängige Flug- und Hotelkosten und deren Verfügbarkeit.
Für die Jahreszeit zu erwartendes Wetter bei wetterabhängigen Veranstaltungen, aber auch unter Berücksichtigung einer unproblematischen Anreise der Teilnehmer.
Berücksichtigung des idealen Zeitpunkts für etwaige Sponsoren, z.B. bei saisonalen Produkten des Sponsors.
Berücksichtigung der zeitlichen Ressourcen etwaiger externer Dienstleister und Lieferanten.
