Beginnen wir zunächst einmal mit einem Relikt, das tatsächlich der Vergangenheit angehört und das der Auszubildende daher am 1. Tag nicht mehr dabei hat: die Lohnsteuerkarte. Es gibt nämlich keine Lohnsteuerkarten mehr für die Jahre 2011 und 2012 – die Karten von 2010 gelten nach wie vor. Nur haben neue Azubis in der Regel natürlich keine Lohnsteuerkarte des Jahres 2010, da sie in diesem Jahr noch die Schule besuchten. Es reicht dann aus, wenn sie ihre Steuer-Identifikationsnummer mitbringen, die ihnen das Finanzamt mitgeteilt hat bzw. auf Anfrage noch mitteilt.
Darüber hinaus brauchen Sie als Ausbildungsbetrieb noch das Geburtsdatum und ggf. die Religionszugehörigkeit. Zudem benötigen Sie eine Bescheinigung des Azubis, aus der hervorgeht, dass es sich bei der Ausbildung tatsächlich um das 1. Arbeitsverhältnis handelt. Ausnahme: Ist ein Azubi verheiratet, dann muss er beim Finanzamt eine so genannte Ersatzbescheinigung beantragen, da er nicht in die Lohnsteuerklasse I eingestuft werden kann.
Wichtig: ärztliche Bescheinigung und Sozialversicherungsausweis
Ist der Azubi noch keine 18 Jahre alt, benötigen Sie als Ausbildungsbetrieb eine ärztliche Bescheinigung, aus der hervorgeht, dass es aus ärztlicher Sicht gegen das Erlernen seines Berufes keine Bedenken gibt. Liegt Ihnen eine solche Bescheinigung nicht pünktlich (also vor der allerersten Tätigkeit!) vor, dann schicken Sie den Azubi zu einem Arzt seiner Wahl, um eine solche Bescheinigung einzuholen. Informieren Sie auch seine Eltern.
Da Auszubildende sozialversicherungspflichtig beschäftigte Arbeitnehmer sind, müssen sie zu Beginn der Ausbildung ihren Sozialversicherungsausweis bei Ihnen abgeben. Die Ausstellung eines solchen Ausweises wird von der Krankenkasse veranlasst und dem Azubi vom Rentenversicherungsträger zugesandt. Er bringt diesen dann am ersten Ausbildungstag mit.
Apropos Krankenkasse: Wo will der Azubi eigentlich krankenversichert sein? Auch das muss er Ihnen mitteilen. Es kommen allerdings ausschließlich gesetzliche Krankenkassen infrage, da der Auszubildende während der Zeit der Ausbildung niemals die so genannte Versicherungspflichtgrenze bei seinem Einkommen überschreiten wird. Die Wahl einer privaten Krankenversicherung ist daher nicht möglich.